PROTECCIÓN DATOS DE PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
I. CONSIDERACIONES:
1. El día 17 de octubre de 2012, se expide por el Congreso de la República la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales y la cual fue reglamentada por el Decreto No. 1377 de 2013, estableciéndose requerimientos que deben establecer los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales.
2. Por lo que, teniendo en cuenta la normatividad vigente en Protección y Tratamiento de Datos Personales, LA EMPRESA decide establecer unas políticas internas con el fin de dar tratamiento adecuado a la información y datos personales que se tengan o llegaren a tener en nuestras bases de datos clientes, proveedores, trabajadores y en general de cualquier persona titular de esta información.
3. Esta política se crea bajo los principios constitucionales y legales para el uso responsable, seguro y confidencial de la información suministrada por cualquier persona.
II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
TOXEMENT- en adelante La Empresa - identificada con NIT 860.090.222-3, con domicilio en Parque Industrial Gran Sabana UN Privada M3, Colombia, teléfono de contacto: 8698787 es responsable del tratamiento de los datos personales, por lo que pone presente a los diferentes grupos de interés, la Política de Tratamiento de Datos Personales, que rige la gestión de los datos contenidos en las bases de datos, de las cuales ostente la calidad de responsable o encargado del tratamiento.
III. OBJETIVO
EL objetivo de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES, que en adelante se denomina - la Política – es de cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismos, por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para consultas y reclamos de los titulares de los datos personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política.
IV. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones establecidas en la ley:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
f. Reclamo: Solicitud que puede hacer el Titular en los casos en que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
h. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
V. ¿A QUIÉNES ES APLICABLE?
La presente política es aplicable a todo el público en general, que suministren sus datos personales a nuestra compañía y sean legalmente los titulares de la información. Por lo tanto, las disposiciones de la presente política serán aplicables a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos que los haga susceptibles del tratamiento establecido en la ley.
VI. AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
La autorización se solicitará por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales, el cual fue determinado por LA EMPRESA.
VII. EXCEPCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN
El proceso de autorización señalado en el numeral anterior no es necesario en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública, administrativa o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Información que por ley se requiera para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
VIII. FINALIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en el desarrollo de su objeto social recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a:
- Estudios de mercado puntualmente sobre los productos y servicios que ofrece LA EMPRESA.
- Publicidad y remisión de información correspondiente a nuestros productos y servicios.
- Creación y registro de las personas con las que se tenga alguna relación comercial o contractual, como proveedores y/o clientes de LA EMPRESA según corresponda.
- Para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos y/o prestados por TOXEMENT S.A.
- Elaboración de estudios con fines estadísticos, financiero y comparativos.
- Definir documentos y acuerdos comerciales.
- Remisión de correspondencia, publicidad y cualquier comunicación que se requiera en desarrollo de las actividades de las partes.
- Emisión y pagos de facturas, aprobación de créditos, diligenciamientos de notas créditos o pagares y demás actuaciones de carácter financiero, contable, económico, tributario y legal que se generen en el desarrollo de las actividades de cada una de las partes.
- Realizar directamente o por conducto de terceros los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
- Para la transferencia de información requerida a las entidades del sistema general de seguridad social integral, aportes parafiscales de trabajadores y su núcleo familiar, en concordancia a los requisitos de afiliación, cobertura y amparo de las mismas, establecidos por las leyes vigentes.
- Para dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con base en la legislación aplicable.
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
- Planificar actividades empresariales;
- Para ejercer control y supervisión sobre la relación laboral, notificar llamados de atención y reconvenciones.
- Alimentar los sistemas de información de la empresa, generados de toda la relación jurídica o comercial que tenga con EL TITULAR, especialmente con los clientes, interesados, trabajadores y proveedores.
- Realizar consulta en listas restrictivas a clientes, proveedores, trabajadores, socios y accionistas.
- Evaluar la capacidad e idoneidad del proveedor potencial para atender los requerimientos de compra.
- Valorar el cumplimiento de los parámetros de calidad y seguridad por parte de los potenciales proveedores.
- Mantener comunicación en relación con los productos y servicios ofertados por los proveedores.
- Adelantar el proceso de compra con el proveedor que resulte seleccionado.
- Consolidar un banco de proveedores potenciales para futuros requerimientos de productos y servicios que surjan.
- Realizar el control y seguimiento sobre las obligaciones derivadas de la aprobación de la compra realizada al proveedor.
- Consultar el estado de las obligaciones económicas del proveedor con la organización mediante revisión en centrales de información o registros internos.
- Para la determinación de obligaciones pendientes del proveedor si las llegase a tener con el Responsable.
- Consultar información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información.
- Para llevar un control de ingreso de visitantes.
- Para la atención de Consultas, Peticiones, Quejas y Reclamos DEL TITULAR;
- Para la emisión de información solicitada por autoridades administrativas o judiciales, en cumplimiento de los requisitos o deberes que la ley imponga;
- Para administrar correctamente la información personal de los accionistas de la empresa (notificación de asambleas, contacto por correos electrónicos, gestión de pagos, entre otros aspectos.)
- Para contactarlo, vía telefónica, o por cualquier otro medio, para las finalidades antes mencionadas.
- Y demás actividades relacionadas con la ejecución del objeto de la empresa.
IX. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
- DERECHOS
Ley 1581 de 2012. Artículo 8°. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- 2. OBLIGACIONES
Todo titular de la información deberá suministrar los datos personales e información, así:
- De manera clara, completa, exacta, comprobable y comprensible.
- Dar respuesta al Responsable de la información con el fin de aclarar, completar o eliminar datos o información que se encuentre parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan a error.
- Dar la autorización bajo los parámetros de la presente política y establecidos en la norma, para el uso y tratamiento de la información y datos personales.
- Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.
X. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN.
A. DERECHOS
El responsable de la información tiene los siguientes derechos:
- Solicitar al titular la aclaración, corrección o complemento de la información o datos que se hayan suministrado de forma errónea, incompleta o fraccionada.
- No será responsable por el uso de información errónea, falsa o incompleta que induzca a error.
- Usar la información para los fines que fue autorizada.
- Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.
B. OBLIGACIONES
El responsable de la Información deberá tratar los datos personales e información, así:
1. Informar el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. Contestar a los titulares bajo los términos y condiciones de esta política, las consultas, quejas y reclamos.
3. Informar sobre dirección física o electrónica y teléfono del encargado de atender los temas relacionados en la presente consulta.
4. Dar un tratamiento y uso a Los Datos Personales durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo requieran y según lo autorizado por su titular.
5. Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.
XI. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS.
El titular podrá presentar sus reclamos o consultas de forma escrita a través de los correos electrónicos según corresponda:
Clientes: sandracasas@euclidchemical.com.co
Proveedores: fabianguarin@euclidchemical.com.co
Trabajadores: gestionhumana@euclidchemical.com.co
La solicitud debe contener:
1. Nombre e identificación.
2. Teléfono (Fijo o Celular) en el que se pueda ubicar.
3. Dirección física y/o correo electrónico.
4. Descripción precisa, clara y comprensible del reclamo o consulta que se quiere realizar. En caso del reclamo los argumentos y soportes respectivos sobre los presuntos incumplimientos.
5. En caso de personas jurídicas allegar la información de la persona autorizada para recibir la respuesta.
Los plazos y términos para dar respuesta a los reclamos y consultas son:
A. RECLAMOS:
1.El reclamo se formulará por escrito y será revisado por el Responsable, por lo que en caso que el reclamo esté incompleto, se requerirá al titular para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, corrija, subsane y complete el reclamo.
2.En caso que dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de aclaración el solicitante no presenta la aclaración, se entenderá el desistimiento del reclamo.
3.Se dará respuesta al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo (en cumplimiento a los términos de la política y la normatividad).
4.En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. CONSULTAS:
1.La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
2.En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
La presente Política rige a partir del día 25 de enero de 2021.
Julio Andrés Pérez Benavides.
Gerente Administrativo y Financiero
Euclid Chemical Toxement